TECNICAS DE ARCHIVO

TÉCNICAS DE ARCHIVO

1. CONCEPTO

El proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

2. IMPORTANCIA
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

3.FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.

4. CONSERVACIÓN

Archivo Inactivo : guardado por varios años
Archivo Central : Sótano, guardado de documentos de años atrás
Archivo Activo : Documentos actuales.

5. SISTEMA DE ARCHIVOS

    5.1. SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.

          Ejemplo: EXSA, FAMESA

    5.2. SISTEMA NUMÉRICO: Viene a hacer la asociación de números,s e ubica por los primeros ejemplos:

         Factura Nº 159

        Factura Nº 160

   5.3. SISTEMA GEOGRAFICO
         Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad,etc.
         Arequipa/Cesar Tarazona
         Lima/Juan Palomino

4. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.

La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia.
Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:

1. DOCUMENTOS VITALES
Incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad,escrituras, estados financieros, etc.

2. DOCUMENTOS IMPORTANTES
Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio

3. DOCUMENTOS UTILES
Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.

4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.